Elle comporte 5 caractéristiques principales :

Toutes les demandes, quels que soient leur provenance ou leurs montants, suivent le même circuit de traitement.

Toutes les demandes sont centralisées par du service Partenariat Vie Associative (PVA) qui les enregistre, vérifie leur complétude et l’éligibilité de la demande avant de les envoyer pour instruction aux directions « métiers » compétentes.

Dans le cadre de l’instruction, chaque étape du suivie de la demande donne lieu à la rédaction d’un avis et/ou d’une proposition d’attribution par les directions, les élu.es selon leur champs de délégation, et les commissions thématiques municipales.

Les subventions d'aides à projets sont une aide de la commune à l’exercice de l’activité ou des activités courantes de l’association.

Le service juridique de la Ville, ainsi que la direction des services financiers, suivent et accompagnent étroitement l’ensemble du processus.

Le service Partenariat Vie Associative se tient à votre disposition, pour toutes précisions 01 72 04 64 92 ou via le portail associatif.

Eligibilité de l’association

Pour être éligible, l’association doit :

Être une association dite « loi 1901 », et concourir à la satisfaction d’un objectif d’intérêt général pour le territoire.

Avoir été déclarée en préfecture, figurer au Journal Officiel et avoir au moins un an révolu d’existence. En outre, elle doit fournir au service PVA - auprès duquel elle se sera faite recenser :
- Le procès-verbal de la dernière assemblée générale de l’association
- Les statuts à jour précisant les membres du Bureau et/ou du Conseil d’administration ainsi que leurs fonctions et adresses.
- Le récépissé de sa police d’assurance en cours de validité.
- Exercer une activité sur la commune

Conformément à la loi n°2000-321 du 12 avril 2000, toute subvention publique est conditionnée à la signature du Contrat d’engagement républicain 

Eligibilité de la demande

Pour demander l’obtention d’une subvention, l’association est tenue d’en faire la demande via le téléservice spécifique. 

Dans le cas où des pièces manqueraient, une demande est formulée à l’association afin qu’elle puisse les fournir. Tout dossier incomplet ne pourra être instruit.

Si vous rencontrez des difficultés pour déposer votre demande, le service PVA se tient à votre disposition pour vous accompagner  01 72 04 64 92.

• Seules les demandes effectuées via le téléservice seront éligibles.
• L’association doit produire à l’appui de sa demande, un rapport d’exercice et un bilan comptable de l’année précédente certifié le cas échéant avec les comptes détaillés ainsi qu’un budget prévisionnel.

L’association doit fournir :

• 1 exemplaire de la délibération de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes du dernier exercice clos, ainsi que du rapport moral et financier lu en assemblée générale.
• 1 compte rendu financier, si la subvention allouée l’année précédente était affectée à une dépense déterminée.
• 1 exemplaire du bilan, compte de résultat et l’annexe comptable du dernier exercice clos dûment signés par le président de l’association, certifiés par un commissaire aux comptes agréé par une cour d’appel et dûment choisi par l’assemblée générale ainsi qu'un exemplaire du rapport du commissaire aux comptes.

Montant des subventions attribuées

D’une manière générale, la Ville pourra prendre en compte les critères suivants pour décider du subventionnement :

• Le nombre d’adhérents
• Le public touché
• Le nombre des manifestations ou actions organisées par l’association
• La participation de l’association à des manifestations et initiatives locales en partenariat avec la ville ou d’autres associations.
• L’audience des manifestations organisées.
• Les moyens mis en place pour favoriser la participation des divers publics, notamment les plus fragiles (politique tarifaire, actions incitatives)
• Les efforts fournis par l’association pour disposer de ressources propres et utiliser excédents, liquidités et épargne pour son activité
• La contribution au rayonnement de la Ville

Il est précisé que toute attribution d’une subvention de 23.000 € ou plus, doit donner lieu, conformément à la réglementation, à la signature d’une convention entre la Ville et le bénéficiaire.

Une fois votre dossier et les documents réceptionnés, ils sont vérifiés par le service Partenariat Vie associative, avant d’être transmis pour instruction aux services municipaux concernés (Actions sociales, Affaires scolaires, Culture, Sports, etc.)

Les services analysent les demandes et préparent le travail des commissions. Les commissions municipales, composées d’élu-e-s de tous les groupes du Conseil Municipal, examinent les demandes et font une proposition en fonction des critères et des possibilités financières de la commune.

Pour rappel, trois critères ont été établis par le Conseil Municipal pour l’attribution des subventions aux associations :

• l’intérêt général des activités, qui doivent favoriser la citoyenneté, la solidarité, l’accès aux connaissances et contribuer à l’épanouissement de la personne et l’amélioration du cadre de vie ;

• le rayonnement des actions sur le territoire de la commune et en direction de la population ;

• l’équilibre budgétaire.

En rédigeant le dossier de subvention, pensez à présenter les activités de votre association en fonction de ces critères.

Suite au vote du Conseil Municipal, un courrier notifiant la décision vous est alors envoyé. Le versement des subventions sera effectué dans les semaines qui suivront ce vote, ou selon le calendrier établi en accord avec le service instructeur.

Pièces à fournir

Merci de préparer les documents suivants avant de commencer la démarche en ligne : 

➔ Statuts de votre association

➔ Récépissé de l’immatriculation au répertoire SIREN de l’INSEE (ce numéro est obligatoire pour toute  association recevant ou sollicitant des subventions auprès de l’État ou des collectivités locales)

➔ Récépissé de la déclaration de votre association en préfecture

➔ Extrait de la publication au Journal Officiel   

➔ Procès-verbal de la constitution de votre association

➔ Relevé d’Identité Bancaire   

➔ Pouvoir (si vous n’êtes pas le représentant légal de l’association)

➔ Bilan financier de l’année précédente

➔ Police d’assurance  

Attention : chaque document numérique ne doit pas dépasser une taille de 5 mégaoctets (5 Mo)

Suivi de votre demande après le dépôt du dossier :

• Un accusé de réception vous informant que votre dossier en ligne a bien été reçu par le service PVA, vous est adressé par email.
• De même que des notifications, en fonction de l’avancement de votre dossier.
• D’éventuels compléments d’informations peuvent vous être demandés (documents, etc...)
• Le suivi de votre dossier est accessible à tout moment dans votre compte.