Un accompagnement au quotidien

Vous avez des questions concernant votre association ou vous avez besoin d'aide dans vos démarches ? Le service Partenariat Vie Associative (PVA) est en lien direct avec les associations, et vous accompagne au quotidien.

Plus largement, l’ensemble des directions et les services de la ville collaborent pour apporter des réponses transversales selon les besoins et attentes des associations. La mission de PVA est aussi d’accompagner l’émergence puis la structuration de projets collectifs, notamment en informant sur les modalités de constitution d’une association.

Attention : 
Être référencé auprès de l’administration ivryenne est la condition sine qua non
pour demander des aides communales.
Pour se faire, complétez le formulaire en ligne

Un portail associatif en ligne dédié aux besoins des associations

Le portail associatif en ligne est un outil qui vous permet l'accès à plusieurs dispositifs mis en place par la ville d'Ivry. Vous pouvez :

  • réserver des salles municipales et / ou du matériel ;
  • faire vos demandes de subvention ;
  • avoir un accès personnalisé au portail associatif en ligne où vous pouvez notamment renseigner les activités et les événements de votre association.

Un identifiant et un mot de passe est néanmoins nécessaire pour y accéder. Pour plus de renseignement, prendez contact avec le service Partenariat Vie Associative.

Attribution des subventions municipales de fonctionnement aux associations

Une subvention, c'est une aide financière. Ici elle peut être allouée par la Ville d’Ivry-sur-Seine aux associations.

Par l’attribution de subventions, la commune marque sa volonté d’accompagner les associations en les aidant dans la réalisation de leurs projets et en soutenant leurs actions, véritable creuset de cohésion sociale. Elle affirme, ainsi une politique de soutien actif au tissu associatif local.
 

Pour que votre demande de subvention soit traitée, il faut qu'elle remplisse certaines conditions :

  • l'association doit avoir été déclarée auprès de la préfecture et disposer d'un numéro SIRET
  • la subvention doit concerner un projet d'intérêt général réalisé par l'association
  • la subvention peut être de fonctionnement (couvrir les charges et frais divers) ou d'investissement
  • l'association doit être inscrite sur le Portail Ivry Associations pour pouvoir déposer sa demande de subvention.
     

Après examen du dossier, la collectivité peut (ou non) accorder la subvention : il n'y a aucun droit à la subvention. Son renouvellement n'est par ailleurs jamais automatique.
Une subvention peut donc être refusée après avoir été accordée l'année précédente.

La procédure en cinq caractéristiques :

  • Toutes les demandes sont déposées et centralisées auprès du service Partenariat et Vie Associative (PVA) qui les enregistre, vérifie leur complétude et l’éligibilité de la demande avant de les envoyer pour instruction aux directions « métiers » compétentes.
  • Toutes les demandes, quels que soient leur provenance ou leurs montants, suivent le même circuit de traitement.
  • Dans le cadre de l’instruction, chaque étape du suivi de la demande donne lieu à la rédaction d’un avis et/ou de propositions d’attribution. Ces propositions sont formulées par le biais d’une fiche synthèse par les directions, et les élu.es selon leurs champs de délégation et les commissions thématiques municipales.
  • Les subventions de fonctionnement sont une aide de la commune à l’exercice de l’activité ou des activités courantes de l’association. Inscrite au budget communal, elle est attribuée sur décision du Conseil Municipal lors du vote du budget prévu généralement en avril.
  • Le service juridique de la Ville ainsi que la direction des services financiers suivent et, accompagnent étroitement l’ensemble du processus.

Pour être éligible, l'association doit : 

  • être une association dite de la « loi 1901 » et doit concourir à la satisfaction d’un objectif d’intérêt général pour le territoire.
  • avoir été déclarée en préfecture, parue au journal officiel et avoir au moins un an révolu d’existence. En outre, elle doit pouvoir fournir au service PVA auprès duquel elle se sera fait recenser :
    - le procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
    - les statuts à jour indiquant la liste des membres du Bureau et/ou du CA avec leur fonction et leur adresse ;
    - le récépissé de sa police d’assurance en cours de validité.
  • exercer une activité sur la commune.

Pour que votre demande de subvention soit eligible, l'association doit : 

  • effectuer sa demande sur un formulaire spécifique disponible à compter du 15 septembre 2022 sur le Portail associatif ou sur demande directe au service Partenariat et Vie Associative. Votre dossier doit être retourné au plus tard le 15 octobre 2022. À l’issu de cette période, tout dossier incomplet ne pourra être instruit. Seuls les dossiers remis sur la base du document officiel mis à disposition par la commune seront étudiés (CERFA, voir aussi l’Aide pour remplir le formulaire et compte-rendu financier de subvention).
    À noter : toutes les associations qui rencontrent des difficultés pour remplir le formulaire peuvent se rapprocher du service Partenariat de la Vie Associative, ou des Espaces Publics Numériques de la ville (Les Espaces Public Internet (EPI), les Médiathèques Municipales, le Point information jeunesse PIJ/PTCyb).
  • doit produire à l’appui de sa demande, un rapport d’exercice et un bilan comptable de l’année précédente, certifié, le cas échéant, avec les comptes détaillés, ainsi qu’un budget prévisionnel.

Par ailleurs, les associations sollicitant une subvention publique devront signer un contrat d'engagement républicain (modèle du contrat d'engagement républicain).

Le calcul des subventions de fonctionnement n’intègre ni montant plancher, ni montant plafond.

Cependant, la première année de subventionnement, la subvention attribuée ne pourra pas être supérieur à 200€.
D’une manière générale, la Ville pourra (lorsque l’objet de l’association s’y prête) prendre en compte, les critères suivants pour décider du subventionnement d’une association éligible et arrêter le montant à proposer au Conseil Municipal :

  • Le nombre d’adhérents ;
  • Le public touché ;
  • Le nombre des manifestations ou actions organisées par l’association ;
  • L’intensité de la participation de l’association à des manifestations, dispositif locales en partenariat avec la ville ou d’autres associations ;
  • L’audience des manifestations organisées ;
  • Les moyens mis en place pour favorises la participation des publics les plus larges possible et notamment les plus fragiles (politique tarifaire, actions incitatives) ;
  • Les efforts accomplis par l’association pour disposer de ressources propres et utiliser excédents, liquidités et épargne pour son activité ;
  • La contribution au rayonnement de la ville ;

Il est précisé que toute attribution d’une subvention de 23.000€ (ou plus) doit donner lieu, conformément à la réglementation, à la signature d’une convention entre la ville et le bénéficiaire.

Prêts de salles et de matériels

Les associations référencées par le service Partenariat Vie Associative peuvent demander à bénéficier d’une salle municipale si elles en ont besoin via un formulaire en ligne "Demande de salle", disponible sur l'accès réservé au portail associatif en ligne.

Pour obtenir une salle, vous pouvez soit demander un créneau horaire ponctuel, soit un créneau horaire annuel.

Ces demandes sont gérées par le Service Partenariat Vie Associative. Leur évaluation repose sur des critères techniques et qualitatifs. 

  • Critères techniques : disponibilité des salles, compatibilité entre la salle souhaitée et l’activité proposée (capacité d’accueil, présence de matériel…).
  • Critères qualitatifs : l’ouverture des activités aux ivryens, répartition des activités associatives sur l’ensemble des quartiers d’Ivry.

Les demandes ne sont recevables que si elles respectent deux conditions :

  • une utilisation pour des motifs d’intérêt général et sans but lucratif ;
  • les règles de non discrimination, de laïcité et de liberté associative définies par la Loi.

Une notification de réponse sera adressée à l’association sur l'accès réservé au portail associatif en ligne au plus tard un mois avant l’événement.

Vous pouvez consulter la liste des salles ci-dessous.

  • Maison de la citoyenneté Monmousseau (Salle polyvalente)
    19 rue Gaston Monmousseau
    Capacité : 140 personnes.
    Accessible aux personnes à mobilité réduite
    Toilettes accessibles aux personnes à mobilité réduite
     
  • Les Longs Sillons (Grande salle)
    21 rue Barbès
    Capacité : 200 personnes
    Accessible aux personnes à mobilité réduite
    Matériel : pas de tables, 10 chaises de couleurs différentes
    Petit local de stockage avec lavabo et nécessaire de nettoyage
    Pas de toilettes accessibles aux personnes à mobilité réduite
     
  • Maison municipale de quartier Ivry-Port - Salle 11 (Salle polyvalente et de réunion)
    46 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 39 personnes
     
  • Maison municipale de quartier Ivry-Port - Salle 12 (Salle polyvalente et de réunion)
    46 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 100 personnes
     
  • Maison municipale de quartier Ivry-Port - Salle de réunion
    46 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 10 personnes
     
  • Maison de la citoyenneté Jean Jacques Rousseau - Grande salle (Salle festive)
    25 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 39 personnes
    Accessible aux personnes à mobilité réduite
    Matériel : 8 tables et 55 chaises
    Petit local de stockage
    Toilettes accessibles aux personnes à mobilité réduite par la cour
     
  • Maison de la citoyenneté Jean Jacques Rousseau - Salle 1 (Salle de réunion)
    25 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 15 personnes
     
  • Maison de la citoyenneté Jean Jacques Rousseau - Salle 2 (Salle de réunion)
    25 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 15 personnes
     
  • Maison de la citoyenneté Jean Jacques Rousseau - Salle 3 (Salle de réunion)
    25 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 50 personnes
     
  • Maison de la citoyenneté Jean Jacques Rousseau - Salle 4 (Salle de réunion)
    25 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 40 personnes
     
  • Maison de la citoyenneté Jean Jacques Rousseau - Salle 5 (Salle de réunion)
    25 rue Jean Jacques Rousseau
    Capacité : 50 personnes
     
  • Salle Raspail (Salle polyvalente, festive, réunion)
    44 rue Raspail
    Capacité : 60 personnes
    Accessible aux personnes à mobilité réduite
    Matériel : 15 tables et 60 chaises
    Pas de local de stockage
    Toilettes accessibles aux personnes à mobilité réduite
     
  • Salle Saint Just (Salle polyvalente, festive, réunion)
    30 rue Saint Just
    Capacité : 200 personnes
    Non accessible aux personnes à mobilité réduite
    Matériel : 21 tables, 90 chaises,1 réfrigérateur
    Pas de local de stockage
    Pas de toilettes accessibles aux personnes à mobilité réduite
     
  • Salle Jean-Baptiste Clément (Salle de réunion)
    1 rue Jean Baptiste Clément
    Capacité : 19 personnes
    Accessible aux personnes à mobilité réduite
    Matériel : 10 tables et 20 chaises
    Pas de local de stockage
    Pas de toilettes accessibles aux personnes à mobilité réduite
     
  • Salle Louis Bertrand (Salle polyvalente, festive, réunion)
    31 bis rue louis Bertrand
    Capacité : 60 personnes
     
  • Salle Gérard Philipe (Salle de réunion)
    Centre commercial Jeanne Hachette - Promenée des Terrasses
    Capacité : 19 personnes
     
  • Salle Michelet (Salle polyvalente, festive, réunion)
    29 rue Michelet
    Capacité : 100 personnes
     
  • Salle Quincey (Salle polyvalente, réunion)
    42 bis rue Saint-Just
    Capacité : 50 personnes
     
  • Salle Voltaire (Salle polyvalente, festive, réunion)
    Place Voltaire
    Capacité : 60 personnes
     
  • Maison municipale de quartier du Petit-Ivry (salle polyvalente)
    44 rue Jean Le Galleu
    Capacité : 40 personnes
    Accessible aux personnes à mobilité réduite
     
  • Maison municipale de quartier centre-ville Gagarine (salle polyvalente)
    7 rue Truillot
    Capacité : 45 personnes

Les associations référencées par le service Partenariat Vie Associative peuvent demander à bénéficier de matériels en cas de besoin. La demande doit être effectuée au moins un mois avant l'événement via un formulaire en ligne "Demande de matériel", disponible sur l'accès réservé au portail associatif en ligne.

La disponibilité du matériel à la date demandée vous sera indiquée au moins 8 jours avant la manifestation.

En cas d'annulation de cette demande, merci de nous en informer dans les meilleurs délais.

Attention ce formulaire de demande de matériel ne constitue pas une réservation définitive. Cette dernière ne sera effective qu’après validation du service Partenariat Vie Associative.

Des moyens de communication

La ville d'Ivry-sur-Seine a mis en place un annuaire spécifique sur le Portail Associatif afin que l'ensemble des associations soient connues de ses habitants. Le champ d’actions de votre association et ses coordonnées peuvent y être affichés. Pour inscrire votre association dans l’annuaire de la ville, veuillez remplir le formulaire en ligne.

Dans un délai de 15 jours après votre inscription, si les critères sont bien respectés, la Ville d’Ivry-sur-Seine validera votre fiche associative et vous confirmera sa mise en ligne. Votre association s'engage à fournir des informations exactes, et à mettre régulièrement à jour sa fiche associative.

La Ville d’Ivry-sur-Seine se réserve le droit de refuser l'inscription d'une association ou de retirer une association de l'Annuaire des associations.

Pour valoriser les activités associatives, la ville a mis en place un agenda en ligne dédié aux associations. Elles ont donc la possibilité de créer leurs événements en renseignant certaines informations. Une fois mis en ligne, elles donnent à connaître leurs initiatives et ainsi élargir leurs publics.
 

Pour cela, il suffit de vous connecter à votre espace réservé sur le portail associatif grâce à votre identifiant et votre mot de passe. Pour rappel, ces codes sont fournis par le secteur Partenariat Vie Associative au moment du référencement de votre structure.

Le magazine municipal Ivry ma Ville consacre chaque mois deux pages aux associations. Si vous souhaitez communiquer des informations générales sur votre association ou sur une initiative qui la concerne, n’hésitez pas !
 

Contactez la rédaction au 01 49 60 26 75 au moins 6 semaines avant la date de parution.

Et pour encore plus d’accompagnement

Vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement dans la prise en main des outils numériques et informatiques ? N’hésitez pas à contacter les animateurs des quatre Espaces Public Internet (EPI) dont dispose la ville.

Depuis de nombreuses années, le dispositif Proj’aide du département du Val-de-Marne propose de nombreux services aux associations pour les accompagner dans leur gestion quotidienne :

  • plus de 60 formations gratuites ;
  • conseils personnalisés ;
  • ressources et documentation ;
  • temps de rencontre.
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